Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Ab 2027 kommen weitere Pflichten hinzu. Doch was genau ist eine E-Rechnung und wie können Unternehmen sich darauf vorbereiten?

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien ermöglicht sie eine automatisierte Verarbeitung ohne manuellen Aufwand. Gängige Formate für E-Rechnungen sind beispielsweise die XRechnung oder ZUGFeRD. Weitere Informationen finden Sie unter E-Rechnung Bund. 

Was ändert sich im kommenden Jahr für Ihr Unternehmen? Antworten gibt es in unserem Webinar am 3. November: 
„E-Rechnung ab 2027: Welche neuen Pflichten gelten für Ihr Unternehmen?“ Wir erklären verständlich, was auf Sie zukommt und wie Sie sich vorbereiten. Jetzt kostenfrei anmelden! 

Warum ist die E-Rechnung seit 2025 so wichtig?

Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes ist die E-Rechnung im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 in Deutschland verpflichtend. Unternehmen sind seitdem gesetzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Insbesondere Unternehmen, die mit öffentlichen Institutionen arbeiten. Das soll die Digitalisierung vorantreiben, Prozesse effizienter gestalten und Fehlerquellen reduzieren. Wichtig zu beachten ist, dass einfache PDF-Rechnungen nicht als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes anerkannt werden.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung? 

Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung und bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen durch maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, wodurch Zeit und Kosten eingespart werden können. Neben der gesetzlichen Verpflichtung, die seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich greift, sorgt die E-Rechnung für mehr Transparenz, verbesserte Nachvollziehbarkeit und eine nachhaltigere Wirtschaft durch den Verzicht auf Papier. Unternehmen profitieren so von automatisierten Prozessen, schnellerer Zahlungsabwicklung und einer modernen Positionierung am Markt. Sie ist ein entscheidender Schritt, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. 

Was als Nächstes kommt 

Bisher stand der Empfang von E-Rechnungen im Mittelpunkt. Nun rückt auch das Ausstellen in den Fokus:

• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen müssen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € (Maßstab ist das Jahr 2026) E-Rechnungen an ihre Geschäftskund:innen ausstellen
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe. Einzelne gesetzliche Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinunternehmer:innen, bleiben bestehen

Bis dahin gelten Übergangsregelungen. Papier- und PDF-Rechnungen sind noch für einen begrenzten Zeitraum zulässig, kleinere Unternehmen haben dafür etwas länger Zeit. PDF-Rechnungen dürfen dabei nur mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden. Langfristig reichen beide im B2B-Bereich aber nicht mehr aus, denn eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind unter anderem XRechnung, UBL, CII und aktuelle Versionen von ZUGFeRD gängig und zulässig. Eine staatliche Plattform, über die alle B2B-Rechnungen laufen, gibt es in Deutschland aktuell nicht. Ob eine Rechnung angenommen wird, hängt deshalb vor allem von den Prüfregeln des Empfängers und etwaigen Vorgaben seiner Kund:innen ab.

Werfen Sie einen Blick auf unsere Webinar-Aufzeichnungen für weitere Informationen zum Thema E-Rechnung.

In unserem ersten Webinar hat unser Experte Uwe Gumpert über die Grundlagen und Hintergründe der E-Rechnung gesprochen und warum die Einführung nicht nur Bürde, sondern auch Chance für Unternehmen sein kann. 

In unserem zweiten Webinar ergänzt Experte Uwe Gumpert, aufbauend auf dem ersten Teil, wichtige Fakten zum Thema E-Rechnung. 

Teil III des Webinars baut auf den Grundlagen von dem ersten und zweiten Teil des Webinars zum Thema E-Rechnung auf.