Pflicht oder Kür? Was Sie zur digitalen Personalakte jetzt wissen müssen!

Die digitale Personalakte (mitunter auch als elektronische Personalakte oder als e-Personalakte bezeichnet) ist schlichtweg die digitale Version der klassischen Papier-Personalakte. Statt physischer Ordner mit Papierdokumenten werden jedoch sämtliche relevanten Informationen elektronisch erfasst, gespeichert und verwaltet. Hierfür wird meist eine HR-Software oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt. [1]

Zu den typischen Dokumenten und Daten einer Personalakte – ganz gleich ob in der analogen oder digitalen Version – gehören etwa [2]: 

• Arbeitsvertrag 
• Bewerbungsunterlagen  
• Führungszeugnis 
• Gesundheitsausweis (bei Beschäftigung im Lebensmittelbereich) 
• Lohnsteuerkarte 
• Beurteilungen 
• Personalstammdaten 
• Schriftverkehre 
• Sozialversicherungsnachweis 
• Weiterbildungsnachweise 
• Zeugnisse und Urkunden 

Bei Nutzung einer entsprechenden Anwendung kann eine digitale Personalakte neben digitalisierten Dokumenten auch strukturierte Daten enthalten und damit ihre Nutzerinnen und Nutzer zuverlässig informiert halten, etwa mittels Checklisten oder dem Aufzeigen von Fristen und Status. Außerdem werden Schnittstellen zu anderen Bereichen wie etwa Lohnabrechnung und Zeiterfassung möglich, was zu einer bedeutsamen Effizienzsteigerung führen kann. 

Für wen lohnt sich eine digitale Personalakte und was gilt es bei der Einführung zu beachten? Tragen Sie jetzt Ihre Kontaktdaten ein und lesen Sie den vollständigen Artikel. 

1. hr works – Digitale Personalakte
2. hr works – Digitale Personalakte