Interview: Die E-Rechnung in der Praxis

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Was das in der Praxis bedeutet, welche Unsicherheiten häufig auftauchen und wie Unternehmen den Einstieg am besten angehen, weiß Thuy Hänelt-Do aus erster Hand. Als Referentin für Netzwerk- und Kund:innenmanagement bei der Digitalagentur Berlin begleitet sie Berliner Unternehmen regelmäßig bei genau diesen Fragen. Im Interview gibt sie einen praxisnahen Einblick, von den häufigsten Missverständnissen bis hin zu konkreten Empfehlungen für KMU.

Wie nehmt ihr die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab 2025 aus Sicht
der Berliner KMU wahr?  ​

Für viele Berliner KMU ist die verpflichtende E-Rechnung erst einmal ein echter Einschnitt in die gewohnten Abläufe. Gerade Unternehmen, die bisher noch viel mit Papier oder einfachen PDF-Rechnungen gearbeitet haben, empfinden sie anfangs als zusätzliche Baustelle. Gleichzeitig merken wir aber auch: Die gesetzliche Vorgabe wirkt wie ein Weckruf. Betriebe nehmen das Thema jetzt ernsthaft in die Hand und beschäftigen sich erstmals strukturiert mit ihrem Rechnungswesen und den dahinterliegenden Prozessen. 
In unseren Gesprächen zeigt sich häufig: Sobald klar ist, was konkret auf das Unternehmen zukommt und dass es Übergangsregelungen gibt, nimmt die anfängliche Skepsis deutlich ab.

Welche Fragen oder Unsicherheiten werden bei den Unternehmen besonders häufig 
an die DAB herangetragen?

Ganz vorne steht die Frage: Was genau eine E-Rechnung ist und wie sie sich von einer klassischen PDF-Rechnung unterscheidet. Ebenso groß ist die Unsicherheit, ob bestehende Software weiter genutzt werden kann oder ob neue Lösungen angeschafft werden müssen. Wichtig ist uns immer die Einordnung: Nicht jede Rechnung musste ab dem 1. Januar 2025 sofort aktiv, als E-Rechnung erstellt werden. Für viele KMUs gibt es Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen. Gleichzeitig gilt aber ab 2025 die Annahmepflicht für E-Rechnungen. Wir sehen immer wieder, dass schon eine verständliche Einordnung der Anforderungen viele dieser Unsicherheiten auflöst.

Welche Effekte oder Verbesserungen zeigt der Umstieg auf die E-Rechnung aus 
eurer Sicht kurz und langfristig?

Kurzfristig bedeutet die Umstellung für viele erst einmal mehr Aufwand und Lernprozess. Neue Prozesse müssen gelernt, Systeme eingerichtet und Abläufe abgestimmt werden - intern wie extern. Das kostet Zeit und Nerven. Was wir immer wieder beobachten: Unternehmen beschäftigen sich spät mit dem Thema oder fokussieren sich ausschließlich auf die Software. Mindestens genauso wichtig ist es, die eigenen Abläufe zu prüfen und frühzeitig eine Prozessveränderung anzustoßen. Langfristig überwiegen klar die positiven Effekte. Die E-Rechnung schafft strukturierte Daten und ist damit eine wichtige Grundlage für weitere Automatisierung, zum Beispiel in der Buchhaltung oder im Controlling. Viele Unternehmen merken erst nach der Umstellung, welches Potenzial darin steckt.

Was würdest du Berliner KMU raten, die sich jetzt erstmals konkret mit der
E-Rechnung beschäftigen?

Mein wichtigster Rat ist: Nicht abwarten, sondern sich frühzeitig einen Überblick verschaffen. Das heißt nicht, sofort alles umzustellen, sondern zunächst zu klären, welche Rechnungen betroffen sind, welche Übergangsfrist gilt, welche Systeme bereits im Einsatz sind und wo es noch Lücken gibt. Sehr hilfreich ist es, die eigene Steuerberatung einzubeziehen und sich zu informieren, bevor Entscheidungen getroffen werden. In Berlin gibt es kostenfreie und anbieterneutrale Informations- und Beratungsangebote – wie z.B. unsere Orientierungsgespräche. Gerade für kleinere Betriebe ist das enorm hilfreich, weil sie sich zunächst orientieren können, ohne direkt eine Kaufentscheidung treffen zu müssen. Diese Angebote senken die Einstiegshürde deutlich und helfen vielen Unternehmen, das Thema E-Rechnung strukturiert angehen und die E-Rechnungspflicht als sinnvollen Baustein ihrer Digitalisierung nutzen.