Kennzeichnungspflicht ab August: Was die neue KI-Transparenzpflicht für Ihr Unternehmen bedeutet

KI ist längst Teil des Arbeitsalltags. Texte, Bilder, Chatbots, synthetische Stimmen: Generative KI verändert, wie Inhalte entstehen und wie wir kommunizieren. Was bisher oft ungeklärt blieb, regelt die EU jetzt verbindlich: Wer KI-Inhalte veröffentlicht, muss das kenntlich machen.

Viel Aufregung, wenig Klarheit. Dieser Beitrag ordnet ein, was tatsächlich auf Sie zukommt, was es in der Praxis bewirkt und was Sie konkret tun sollten. Ohne Paragrafenreiterei, aber mit dem nötigen Ernst.

Der rechtliche Rahmen: Was gilt ab wann?

Die KI-Verordnung führt ihre Pflichten gestaffelt ein. Zwei Stichtage waren für die meisten Unternehmen heute relevant:

2. Februar 2025: Seit diesem Zeitpunkt gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss sicherstellen, dass seine Mitarbeitenden ausreichend geschult sind und die Chancen wie Risiken der Technologie kennen.

2. August 2026: Seit diesem Tag greift die Transparenzpflicht. Bestimmte KI-generierte Inhalte müssen gekennzeichnet werden. 

Beide Pflichten treffen den sogenannten Betreiber: jeden, der KI-Systeme im Betrieb einsetzt. Das sind Sie, sobald Ihr Unternehmen KI nutzt. Wie streng die Regeln greifen, hängt vom Risikoansatz im Sinne der KI-Verordnung ab. Die Transparenzpflicht ist dabei eine der niedrigschwelligen Stufen: Sie verlangt Offenheit, kein aufwändiges Verfahren.

Was die Transparenzpflicht konkret bedeutet

Die Grundidee ist simpel: Menschen sollen erkennen können, wenn sie es mit KI zu tun haben, statt getäuscht zu werden.

Das Gesetz kennt mehrere Konstellationen. Für den Arbeitsalltag der meisten KMU sind zwei entscheidend: wenn Menschen mit KI interagieren, und wenn sie KI-erzeugte oder -manipulierte Inhalte zu sehen bekommen

Zuständig für die Aufsicht ist in Deutschland die Bundesnetzagentur. Bei Verstößen drohen Bußgelder. Die konkreten Summen sollen aber niemanden in Panik versetzen, sondern deutlich machen: Die Pflicht ist ernst gemeint. Der bessere Grund, sie umzusetzen, ist ohnehin ein anderer, dazu gleich mehr.

Was bedeutet das in der Praxis?

Die gute Nachricht zuerst: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind die Pflichten überschaubar. Schwierig wird es an einer anderen Stelle: Aus abstrakten gesetzlichen Vorgaben müssen konkrete Regeln für den eigenen Betrieb werden.

Zwei Dinge werden oft durcheinandergeworfen, deshalb hier die Trennung:

Die technische Markierung im Hintergrund (etwa ein digitales Wasserzeichen) ist Aufgabe der Anbieter, also der Unternehmen, die ein KI-Tool bauen. Als normaler Anwender müssen Sie das nicht selbst erledigen.

Die sichtbare Kennzeichnung dagegen liegt bei Ihnen, sobald Sie Inhalte veröffentlichen. Und hier liegt die eigentliche Verantwortung: Die Pflicht trifft immer den, der veröffentlicht. Nicht den Bildanbieter, nicht das Tool, nicht die KI. Wer einen KI-generierten Inhalt unter dem eigenen Namen herausgibt, ist verantwortlich, ihn zu kennzeichnen. Das gilt auch für zugekaufte Stockbilder, wenn diese KI-generiert sind.

Die EU stellt dafür inzwischen offizielle Icons bereit: ein Basissymbol sowie zwei Varianten für vollständig KI-erzeugte und für teilweise KI-veränderte Inhalte. Wer kennzeichnen muss, muss das Rad also nicht neu erfinden und kann sich den Vorlagen der EU bedienen — so, wie auch wir es bei der Digitalagentur Berlin machen.

Was das bewirkt, ist mehr als nur Bürokratie. Kennzeichnung schafft Vertrauen. In einer Zeit, in der man einem Bild nicht mehr ansieht, ob es echt ist, wird der transparente Umgang mit KI zum Qualitätsmerkmal. Wer offen kennzeichnet, zeigt Haltung, statt sie zu verstecken.

Sichtbare Kennzeichnung: Was gilt für mich?

Entscheidend ist der Unterschied zwischen Arbeitsprozess und veröffentlichtem Ergebnis.

Die Pflicht setzt am veröffentlichten Inhalt an, nicht am Weg dorthin.

Wer KI zum Brainstormen nutzt, sich Formulierungen vorschlagen lässt oder einen Text als Rohentwurf erstellt und ihn danach selbst überarbeitet und prüft, muss nichts kennzeichnen. Die Pflicht setzt am veröffentlichten Inhalt an, nicht am Weg dorthin. Auch reine Hilfsfunktionen wie Rechtschreibkorrektur oder Formatierung fallen nicht darunter.

Kennzeichnungspflichtig wird es dort, wo KI etwas erzeugt, das täuschend echt wirkt, oder wo ein Text ungeprüft in die Öffentlichkeit geht. Der einfachste Maßstab für KI-Inhalte: Könnte jemand den Inhalt fälschlich für eine echte halten? Dann kennzeichnen.

Damit Sie im Einzelfall schnell entscheiden können, hilft ein Entscheidungsbaum:

Der springende Punkt bei Texten ist die menschliche Prüfung. Sie ist nicht nur der juristische Ausweg aus der Kennzeichnungspflicht, sondern schlicht gute Praxis. Sprachmodelle formulieren überzeugend, unabhängig davon, ob eine Zahl stimmt. Wer einen Output ungeprüft übernimmt, riskiert falsche Fakten unter dem eigenen Namen. Die Prüfung, die die Verordnung verlangt, sollten Sie also ohnehin machen.

Dieser Entscheidungsbaum ist übrigens der Kern der Transparenzkennzeichnung in unserer eigenen KI-Richtlinie: Er übersetzt die abstrakte Gesetzespflicht in eine konkrete Regel, an der sich alle im Betrieb orientieren können. Bei uns in der Digitalagentur Berlin steht genau dieser Baum im internen Code of Conduct und legt fest, wann und wie wir kennzeichnen.

Klare Empfehlungen

Aus der Erfahrung in unseren Orientierungsgesprächen: Die meisten Betriebe scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand die Regeln der KI-Nutzung im Unternehmen festgelegt hat. Vier Schritte bringen Sie in die richtige Richtung.

1. Bestandsaufnahme machen. Klären Sie, wo in Ihrem Unternehmen KI-generierte Inhalte nach außen gehen: Website-Bilder, Social Media, Chatbots, Newsletter. Meist ist die Liste kürzer als gedacht.
2. Prozess statt Einzelfall. Legen Sie einmal fest, wer was prüft und wie gekennzeichnet wird, statt es jedem Einzelfall zu überlassen. Der Entscheidungsbaum oben ist dafür ein guter Startpunkt.
3. Lieferanten prüfen. Bei zugekauften KI-Tools und Stockinhalten gilt: Wissen Sie, ob der Inhalt KI-generiert ist? Im Zweifel nachfragen oder nicht verwenden.
4. Mindeststandard definieren, mehr erlauben. Halten Sie schriftlich fest, was mindestens gekennzeichnet werden muss und wer verantwortlich ist. Wer darüber hinaus kennzeichnet, sollte ausdrücklich dazu ermutigt werden.

Genau diesen Weg sind wir bei der Digitalagentur Berlin selbst gegangen. Unser interner Code of Conduct definiert einen klaren Mindeststandard: Jeder KI-Text wird vor der Veröffentlichung von einem Menschen geprüft, gekennzeichnet wird mit den offiziellen EU-Icons, verantwortlich ist, wer den Inhalt erstellt.

Darüber hinaus gilt: Mehr Kennzeichnung ist erwünscht. Am Ende geht es nicht darum, ein Dokument abzuheften, sondern um einen gelebten Prozess.

Ihr nächster Schritt

Eine eigene KI-Richtlinie ist kein bürokratischer Selbstzweck. Sie regelt, wer im Betrieb was darf, wie mit Daten umgegangen wird und wie gekennzeichnet wird. Damit erfüllen Sie nicht nur die Transparenzpflicht, sondern sichern sich vor allem selbst ab: Wer klare Regeln hat, trifft Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus.

Genau dabei helfen wir. In unserem kostenlosen Orientierungsgespräch "KI-Compliance verstehen & KI-Richtlinie erstellen" bringen wir gemeinsam Durchblick in Ihre Compliance-Fragen und erarbeiten die Grundlage für Ihre eigene KI-Richtlinie. Unseren internen Code of Conduct geben wir Ihnen dabei als Vorlage mit, damit Sie nicht bei null anfangen. Anbieterneutral und kostenfrei für jedes Berliner Unternehmen!