Pflicht oder Kür? Was Sie zur digitalen Personalakte jetzt wissen müssen!
Warum nutzen Unternehmen eine digitale Personalakte?
Der Umstieg auf eine digitale Personalakte kann eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen:
- Zeit- und Effizienzgewinn: Dokumente lassen sich effizienter ablegen, suchen und verwalten. Die Daten sind zentral und einheitlich abgelegt, Verschlagwortung oder Volltextsuche erleichtern das Auffinden. [1]
- schneller Zugriff und ortsunabhängiges Arbeiten: Berechtigte Personen können unmittelbar und standortunabhängig auf Dokumente zugreifen. [2]
- automatisierte Workflows und Compliance-Unterstützung: Prozesse wie zum Beispiel Vertragsänderungen, Urlaubsanträge, Meldungen über Schulungen oder Ablauf von Zertifikaten können elektronisch verwaltet, freigegeben und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies kann HR-Prozesse beschleunigen und Fehler reduzieren. [3]
- Datenschutz und Revisionssicherheit: Digitale Akten lassen sich verschlüsselt speichern, mit präzisen Zugriffsrechten und Protokollen versehen. Damit lassen sich gegebenenfalls auch gesetzliche Vorgaben, wie etwa jene zum Datenschutz, verlässlicher und leichter einhalten.
- Platz- und Kostenersparnis: Druck- und Archivierungskosten können deutlich reduziert werden. Neben möglichen ökonomischen Aspekten kann dies ebenfalls helfen, das Image eines modernen, nachhaltigen und digitalisierten Arbeitgebers zu befördern. [4]
Welche rechtlichen und organisatorischen Herausforderungen gilt es zu beachten?
Trotz aller möglichen Vorteile, die mit einer entsprechenden Nutzung einer digitalen Personalakte einhergehen können, gilt es, bei deren Einführung auch juristische, datenschutzrechtliche und betriebliche Aspekte zu berücksichtigen:
- Datensicherheit: Eine eingesetzte Software-Lösung muss sicher sein und verlässlich funktionieren. Die Themen Revisionssicherheit und Verfügbarkeit spielen in diesem Zusammenhang ebenfalls eine wichtige Rolle.
- Datenschutz: Die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten unterliegt strengen Vorgaben, Zugriffsrechte müssen daher klar definiert werden. [5]
- Mitbestimmungsrechte: In Unternehmen mit entsprechender Mitarbeitervertretung müssen die Einführung und Handhabung einer digitalen Personalakte gegebenenfalls abgestimmt werden, etwa mit einem vorhandenen Betriebsrat. [6]
- Pflege und Datenqualität: Digitalisierte Dokumente wie auch digitale Daten müssen stets aktuell, vollständig und natürlich korrekt sein. Dies setzt geeignete Prozesse für Aufnahme, Aktualisierung und auch Löschung voraus. Ist dies nicht gegeben, drohen auch hier natürlich Fehler, Datenlücken oder im schlimmsten Fall organisatorisches Chaos.
Welche konkreten Schritte sollte ich bei der Einführung einer digitalen Lösung gehen?
- Bedarfe und Ziele analysieren
- Welchen konkreten Nutzen verspreche ich mir von der Einführung einer entsprechenden digitale Lösung?
- Welche Argumente sprechen gegebenenfalls gegen eine Einführung?
- Welche Fragen sind aktuell noch nicht beantwortet, welche Informationen benötige ich noch für eine adäquate Beurteilung?
- Welche Dokumente und Prozesse sollen kurz-, mittel- und langfristig digitalisiert werden?
- Software-Auswahl und Systemarchitektur festlegen
- Ist eine cloudbasierte Lösung die richtige Wahl oder präferieren Sie eine lokal verortete, etwa eine auf eigenen Servern installierte, Anwendung (On-Premises)?
- Mit welchen, möglicherwiese bis dato autonom agierenden, Bereichen und Anwendungen im Unternehmen (etwa Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung) sind zukünftig Schnittstellen gewünscht? [7]
- Datenschutz und rechtliche Regelungen sicherstellen
- Welche internen Datenschutzanforderungen und IT-Sicherheitsrichtlinien gilt es zu beachten?
- Welche Zugriffsrechte, Rollen und Berechtigungen sollen gelten?
- Wie werden Prozesse für Akteneinsicht, Sicherung, Backup und Löschung etabliert?
- Dokumente digitalisieren und migrieren
- Einscannen vorhandener Papierakten beziehungsweise Abgleich vorhandener digitaler Dokumente
- Definition von Strukturen und Kategorisierungen
- Hinterlegung von Meta-Daten, Prozessen und Zugriffsrechten
- Betrieb und Pflege etablieren
- Definition von Regeln, etwa für den Umgang mit neuen Dokumenten, Aktualisierungen, Fristen, Versionen und Back-ups
- Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende
- regelmäßige Überprüfungen, etwa von Datenschutzanforderungen, Zugriffsprotokollen, Sicherungen und Compliance
- Kommunikation mit Mitarbeitenden
- Die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Implementierung sowie einer gewinnbringenden Nutzung im Anschluss steigt maßgeblich durch die rechtzeitige Information und Einbindung von Mitarbeitenden bereits in der Planungsphase.
Auf den Punkt
Auch wenn aktuell keine gesetzliche Verpflichtung für das Führen von digitalen Personalakten besteht und lediglich ausgewählte Dokumente des Personalwesens in digitaler Form verwaltet werden müssen, so kann ihre Einführung – insbesondere in Verbindung mit einer entsprechenden Software-Lösung – ein sehr wertvolles Instrument für moderne, effiziente und datenschutzgerechte Personalverwaltung sein. Auf diese Weise können etwa Zeit-, Kosten- und Platzersparnis, höhere Transparenz, einfachere und gegebenenfalls ortsunabhängigere Zugriffe sowie Compliance-Sicherheit für ihren Einsatz sprechen. Damit der Umstieg allerdings gelingt, sind sorgfältige Planung, datenschutzgerechte Prozesse, technische Ausstattung sowie Akzeptanz bei allen Beteiligten die Voraussetzung. Ebenfalls sollten der gegebenenfalls nicht geringe finanzielle wie auch organisatorische Aufwand bei einer Einführung sorgsam bedacht und dem erwünschten Nutzen ehrlich gegenübergestellt werden.